Rechnungs-Begriffe verständlich erklärt

Eine Abschlagsrechnung fordert eine Teilzahlung für den bereits erbrachten Teil eines noch nicht abgeschlossenen Auftrags an. Sie ist im Bau, im Handwerk und bei Projekten üblich. Am Ende steht eine Schlussrechnung, die alle gezahlten Abschläge samt Umsatzsteuer abzieht. Die Umsatzsteuer auf einen Abschlag entsteht in Deutschland und Österreich schon mit dem Zahlungseingang.

Die Aufbewahrungspflicht verlangt, Rechnungen, Buchungsbelege und Bücher für eine gesetzlich bestimmte Zeit geordnet und lesbar aufzubewahren. In Deutschland gelten seit 2025 acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse. In Österreich gelten grundsätzlich sieben Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software ohne Abtippen verarbeiten kann. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. In Deutschland müssen Unternehmen sie seit 2025 empfangen können und ab 2027 schrittweise ausstellen. In Österreich ist sie nur gegenüber dem Bund Pflicht.

EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und in welchen XML-Syntaxen sie übermittelt werden darf. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bauen auf ihr auf. Seit 2025 ist sie in Deutschland der Maßstab für E-Rechnungen zwischen Unternehmen.

Die GoBD sind die Regeln der deutschen Finanzverwaltung für digitale Buchführung, elektronische Belege und den Datenzugriff bei Prüfungen. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. In Österreich gelten stattdessen die Vorgaben der Bundesabgabenordnung.

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger statt des Leistenden ausstellt. Das ist etwa bei Provisionsabrechnungen oder beim Ankauf von Altmaterial üblich. In Deutschland und Österreich setzt sie eine Abrechnungsvereinbarung voraus und muss als „Gutschrift“ bezeichnet sein. Eine Preisminderung oder Stornierung ist keine Gutschrift in diesem Sinn.

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über einen geringen Gesamtbetrag, für die weniger Pflichtangaben genügen. In Deutschland liegt die Grenze bei 250 Euro, in Österreich bei 400 Euro, jeweils einschließlich Umsatzsteuer. Name und Anschrift des Kunden sowie eine Rechnungsnummer sind dann nicht nötig. In Deutschland ist sie von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuer. Sie weisen keine Steuer aus und dürfen keine Vorsteuer abziehen. In Deutschland gilt sie seit 2025 bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr. In Österreich liegt die Grenze bei 55.000 Euro brutto mit einer Toleranz von zehn Prozent.

Das Leistungsdatum ist der Tag, an dem eine Lieferung erfolgt oder eine Dienstleistung erbracht wird. Es ist in Deutschland und Österreich eine Pflichtangabe auf der Rechnung, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Statt eines Tages darf unter Umständen ein Zeitraum oder der Kalendermonat stehen. Vom Leistungsdatum hängt ab, wann die Umsatzsteuer entsteht.

Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der in Deutschland eine E-Rechnung an die richtige Stelle einer Behörde geleitet wird. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und zweistelliger Prüfziffer und ist höchstens 46 Zeichen lang. Den Wert teilt die beauftragende Behörde mit. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist sie nicht nötig.

Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine fällige Zahlung zu leisten. In Deutschland löst sie den Zahlungsverzug aus, wenn er nicht schon durch ein Kalenderdatum oder die 30-Tage-Regel eingetreten ist. In Österreich gerät der Schuldner grundsätzlich schon mit Ablauf des vereinbarten Zahlungstags in Verzug.

Offene Posten sind Rechnungen, die noch nicht oder nur teilweise bezahlt sind. Auf der Verkaufsseite sind es Forderungen gegenüber Kunden, auf der Einkaufsseite Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Die Offene-Posten-Liste zeigt sie mit Betrag, Fälligkeit und Alter. Sie ist die Grundlage für Mahnwesen, Liquiditätsplanung und den Abgleich mit dem Bankkonto.

Pflichtangaben sind die Inhalte, die eine Rechnung nach dem Umsatzsteuerrecht enthalten muss. Dazu gehören Name und Anschrift beider Seiten, die Steuer- oder Identifikationsnummer des Ausstellers, Datum, Rechnungsnummer, Leistung, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. In Deutschland regelt sie § 14 Abs. 4 UStG, in Österreich § 11 Abs. 1 UStG 1994.

Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die jede Rechnung eindeutig und einmalig kennzeichnet. Sie ist in Deutschland und Österreich Pflichtangabe. In Deutschland darf sie aus Ziffern und Buchstaben bestehen und mehrere Nummernkreise nutzen. Eine lückenlose Folge verlangt die deutsche Finanzverwaltung nicht, wohl aber, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.

Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Kunde. Die Rechnung weist deshalb keine Steuer aus und enthält einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Typische Fälle sind Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten und Bauleistungen. Deutschland regelt es in § 13b UStG, Österreich in § 19 UStG 1994.

Die SEPA-Lastschrift ist ein Verfahren, bei dem der Zahlungsempfänger einen fälligen Betrag vom Konto des Zahlers einzieht. Voraussetzung ist ein SEPA-Lastschriftmandat. Es gibt die Basislastschrift (CORE) für Verbraucher und Unternehmen und die Firmenlastschrift (B2B) nur für Unternehmen. Bei der Basislastschrift kann der Zahler eine Belastung acht Wochen lang ohne Begründung zurückgeben.

Das SEPA-Lastschriftmandat ist die Erlaubnis des Zahlers, Beträge per SEPA-Lastschrift von seinem Konto einzuziehen. Es enthält zugleich den Auftrag an seine Bank, die Lastschrift einzulösen. Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz machen jedes Mandat eindeutig. Für die Firmenlastschrift gibt es ein eigenes Mandat. Wird ein Mandat 36 Monate nicht genutzt, verfällt es.

Skonto ist ein Preisnachlass, den der Verkäufer für die Zahlung innerhalb einer kurzen Frist gewährt, etwa 2 Prozent bei Zahlung binnen 10 Tagen. Skonto muss vereinbart sein; ein gesetzliches Recht darauf gibt es nicht. Zieht der Kunde Skonto ab, werden Umsatzsteuer und Vorsteuer in Deutschland und Österreich nachträglich berichtigt.

Eine Stornorechnung hebt eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise auf, meist mit negativen Beträgen. Sie ist kein gesetzlicher Begriff, sondern ein Weg, eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten und wird nicht gelöscht. Häufig folgt eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Nummer.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kennzeichnet ein Unternehmen im Umsatzsteuerverkehr innerhalb der EU. In Deutschland heißt sie USt-IdNr. und besteht aus DE und neun Ziffern. In Österreich heißt sie UID-Nummer und beginnt mit ATU, gefolgt von acht Ziffern. Nötig ist sie vor allem für innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Leistungen über die Grenze.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist die regelmäßige Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt, verbunden mit der Vorauszahlung. Unternehmen berechnen die Steuer selbst und ziehen die Vorsteuer ab. In Deutschland heißt sie UStVA und ist am 10. Tag nach dem Zeitraum fällig. In Österreich heißt sie UVA und ist am 15. des zweitfolgenden Monats fällig.

Verzugszinsen sind gesetzliche Zinsen, die ein Schuldner zahlen muss, wenn er mit einer Geldforderung in Verzug ist. In Deutschland betragen sie im Geschäftsverkehr 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, also 10,52 Prozent seit 1. Juli 2026. In Österreich sind es 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, im zweiten Halbjahr 2026 also 10,73 Prozent.

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie besteht aus einem reinen XML-Datensatz ohne Bildteil und setzt die europäische Norm EN 16931 um. Seit 2025 ist sie auch im Geschäft zwischen Unternehmen ein zulässiges E-Rechnungsformat. Betrieben wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis an den Kunden, dass eine Rechnung noch offen ist. Sie ist meist die erste Stufe im Mahnwesen. Rechtlich kommt es nicht auf die Überschrift an: Fordert das Schreiben nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auf, ist es in Deutschland bereits eine Mahnung und kann den Verzug auslösen.

Das Zahlungsziel ist die Frist, innerhalb der ein Kunde eine Rechnung begleichen muss, etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Ohne Vereinbarung ist eine Zahlung in Deutschland und Österreich grundsätzlich sofort fällig. Im Geschäftsverkehr sind Zahlungsziele über 60 Tage in beiden Ländern nur eingeschränkt zulässig.

ZUGFeRD ist ein deutsch-französisches E-Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei verbindet. Menschen lesen das PDF, Programme verarbeiten das XML. Seit Version 2.0 ist es inhaltlich identisch mit Factur-X. In Deutschland gilt es ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL.