Rechnungen & Angebote
Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Abschläge mit allen Pflichtangaben. Festgeschrieben, fortlaufend nummeriert und in Ihrer Gestaltung, vom Entwurf bis zum Zahlungseingang.
RECHNUNGSMANAGEMENT
01 · RECHNUNGEN
Pflichtangaben gesetzt, Nummer vergeben
Kunde wählen, Positionen erfassen, festschreiben. DocuBill setzt Steuersatz und Pflichthinweise je Position und vergibt die Nummer erst beim Festschreiben.
Ab dann ist die Rechnung gesperrt: Inhalt, Positionen und Löschen sind in der Datenbank ausgeschlossen. Änderbar bleiben nur Zahlstand, Versand und Mahnstufe.
Steuer je Position
Regelsatz, ermäßigt, steuerfrei, Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr. Die passenden Hinweise stehen von selbst auf der Rechnung.
Fortlaufende Nummernkreise
Die Nummer entsteht beim Festschreiben, mit Platzhaltern wie {JJJJ} und {NNNN}. Steht das Jahr im Format, beginnt der Zähler jedes Jahr neu.
Rabatte und Brutto-Eingabe
Rabatt je Position in Prozent oder Euro, dazu ein Gesamtrabatt. Wer in Bruttopreisen denkt, gibt brutto ein. Gespeichert wird netto.
02 · ANGEBOTE
Angebot geteilt. Online angenommen.
Ihr Kunde öffnet das Angebot über einen Link und nimmt es mit Namen und Unterschrift auf dem Bildschirm an. Sie sehen, ob er es schon angesehen hat.
Mit der Annahme entsteht automatisch ein Auftrag. Lehnt der Kunde ab, nennt er einen Grund. Der Link gilt standardmäßig 30 Tage.
03 · KORREKTUREN
Storno statt Radiergummi.
Eine falsche Rechnung wird storniert, nicht geändert. DocuBill legt die Stornorechnung an und auf Wunsch einen neuen Entwurf als Kopie.
Gutschriften laufen über einen eigenen Nummernkreis. So bleibt jede Nummer nachvollziehbar, auch bei einer Betriebsprüfung.
SO FUNKTIONIERT'S
In vier Schritten zur festgeschriebenen Rechnung.
Kunde wählen
Anschrift, Zahlungsziel und Steuerangaben kommen aus dem Kontakt.
Neue Kunden legen Sie direkt im Formular an. Die USt-IdNr. lässt sich über das EU-System VIES prüfen.
Positionen erfassen
Artikel übernehmen oder frei schreiben, mit Rabatt und Steuersatz je Position.
Titelzeilen gliedern lange Rechnungen. Die Reihenfolge ändern Sie per Ziehen.
Vorschau prüfen
Die Vorschau zeigt das echte PDF in Ihrer Gestaltung.
Zehn Gestaltungen, drei Schriften, Ihre Farbe und Ihr Logo. Ein GiroCode macht das Bezahlen leichter.
Festschreiben
Mit dem Festschreiben entsteht die Nummer, die Rechnung ist danach gesperrt.
Danach geht sie per E-Mail hinaus, als PDF oder als E-Rechnung.
FAQ
Häufige Fragen
Welche Belegarten kann DocuBill?
Rechnungen, Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften, Storno- und Korrekturrechnungen. Dazu kommen Aufträge und Lieferscheine.
Kann ich eine festgeschriebene Rechnung ändern?
Nein. Festgeschriebene Rechnungen sind gegen Änderung und Löschen gesperrt. Korrigiert wird über eine Stornorechnung und einen neuen Entwurf.
Wie sehen meine Rechnungen aus?
Sie wählen aus zehn Gestaltungen und drei Schriften und setzen Ihre Akzentfarbe und Ihr Logo. Auf Wunsch steht ein GiroCode für die Überweisung auf dem PDF.
Wie nimmt mein Kunde ein Angebot an?
Über einen Link. Ihr Kunde lädt das PDF und bestätigt mit Name, E-Mail und Unterschrift auf dem Bildschirm oder lehnt mit Begründung ab. Den Link kopieren Sie aus DocuBill in Ihre Nachricht.
Gibt es Abschlagsrechnungen?
Ja. Abschläge rechnen Sie aus dem Auftrag ab. Die Schlussrechnung führt sie auf und zieht sie ab.
In welcher Währung rechnet DocuBill ab?
In Euro. Rechnungen in anderen Währungen sind nicht vorgesehen.