Aufbewahrungspflicht
Rechtsgrundlage: § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG (DE); § 132 BAO, § 212 UGB, § 11 Abs. 2 UStG 1994 (AT)
Die Aufbewahrungspflicht verlangt, Rechnungen, Buchungsbelege und Bücher für eine gesetzlich bestimmte Zeit geordnet und lesbar aufzubewahren. In Deutschland gelten seit 2025 acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse. In Österreich gelten grundsätzlich sieben Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres.
Zuletzt fachlich geprüft: 06.10.2026
Die Pflicht folgt aus Steuer- und Handelsrecht. In Deutschland sind § 147 AO, § 257 HGB und für Rechnungen § 14b UStG maßgeblich. In Österreich regeln § 132 BAO, § 212 UGB und § 11 Abs. 2 UStG 1994 die Aufbewahrung.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für Buchungsbelege eine Frist von acht statt zehn Jahren. Sie gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln.
Fristen im Überblick: Deutschland und Österreich
Aufbewahrungsfristen für Unterlagen des Rechnungswesens
| Unterlage | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB) | 7 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO, § 212 Abs. 1 UGB) |
| Buchungsbelege, auch ausgestellte und erhaltene Rechnungen | 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG) | 7 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO, § 11 Abs. 2 UStG 1994) |
| Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB) | 7 Jahre (§ 212 Abs. 1 UGB) |
| Unterlagen zu Grundstücken im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 | – | 22 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG 1994) |
Quelle: § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG (DE); § 132 BAO, § 212 UGB, § 11 Abs. 2 und § 18 Abs. 10 UStG 1994 (AT); Stand 06.10.2026
Wann die Frist beginnt und wann sie endet
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Belegs. In Deutschland beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). In Österreich läuft sie vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht (§ 132 Abs. 1 BAO).
Die Frist endet nicht automatisch. In Deutschland läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). In Österreich verlängert sie sich, solange die Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO).
Frühestmögliche Vernichtung einer Eingangsrechnung ohne Verlängerung
| Rechnung vom | Deutschland (8 Jahre) | Österreich (7 Jahre) |
|---|---|---|
| 15.03.2019 | ab 01.01.2028 | ab 01.01.2027 |
| 10.11.2020 | ab 01.01.2029 | ab 01.01.2028 |
| 05.02.2026 | ab 01.01.2035 | ab 01.01.2034 |
Quelle: Rechenbeispiel nach § 147 Abs. 3 und 4 AO (DE) und § 132 Abs. 1 BAO (AT)
Elektronisch aufbewahren: Format und Lesbarkeit
Belege dürfen grundsätzlich elektronisch aufbewahrt werden. In Deutschland müssen Buchungsbelege dabei bildlich mit dem Original übereinstimmen und während der Frist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind im Original aufzubewahren.
Eine E-Rechnung bewahren Sie in ihrem strukturierten Format auf. Nach den GoBD genügt bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD der strukturierte Teil, solange das PDF keine zusätzlichen steuerlich bedeutsamen Angaben enthält. In Österreich müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen sieben Jahre lang gewährleistet sein (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).
Für Datenträger verlangt § 132 Abs. 2 BAO in Österreich eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist. Eine ordnungsgemäße Ablage erfüllt in beiden Ländern diese Punkte:
- vollständig: jeder Beleg ist erfasst
- unveränderbar: Änderungen sind ausgeschlossen oder werden protokolliert
- auffindbar: Belege sind nach Datum, Nummer oder Geschäftspartner geordnet
- lesbar und auswertbar, auch nach einem Wechsel der Software
- nachvollziehbar dokumentiert, in Deutschland in der Verfahrensdokumentation nach den GoBD
Sonderfälle: private Empfänger und Grundstücke
Private Empfänger einer Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen in Deutschland Rechnung oder Zahlungsbeleg zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Auf diese Pflicht muss die Rechnung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).
In Österreich sind Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 sogar 22 Jahre aufzubewahren (§ 18 Abs. 10 UStG 1994).
In DocuBill sind festgeschriebene Rechnungen gegen Änderung und Löschen gesperrt. Korrekturen laufen über Storno und einen neuen Beleg, die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten.
Das hilft in der Praxis
Verwandte Begriffe
Quellen
- § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen (gesetze-im-internet.de)
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
- § 132 BAO – Aufbewahrungspflicht (RIS)
- § 212 UGB – Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist (RIS)
Diese Seite erklärt Begriffe allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
FAQ
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland acht Jahre, in Österreich sieben Jahre. Das gilt für ausgestellte wie für erhaltene Rechnungen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in Deutschland mit dem Ende des Jahres der Ausstellung.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Grundsätzlich ja, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, jederzeit lesbar ist und das Verfahren nachvollziehbar dokumentiert ist. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz müssen in Deutschland im Original bleiben. In Österreich verlangt § 132 Abs. 2 BAO eine urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Fristende.
Muss ich bei einer E-Rechnung zusätzlich das PDF aufheben?
Eine reine XML-Rechnung hat kein PDF. Bei ZUGFeRD genügt nach den GoBD der strukturierte Teil, wenn das PDF keine zusätzlichen steuerlich bedeutsamen Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke. Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht.
Gilt die kürzere Frist auch für ältere Belege?
Ja. Die achtjährige Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Belege, die für noch offene Steuerfestsetzungen bedeutsam sind, müssen Sie trotzdem länger aufbewahren.