GoBD
Rechtsgrundlage: BMF-Schreiben vom 28.11.2019, §§ 145 bis 147 AO (DE); §§ 131, 132 BAO (AT)
Die GoBD sind die Regeln der deutschen Finanzverwaltung für digitale Buchführung, elektronische Belege und den Datenzugriff bei Prüfungen. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. In Österreich gelten stattdessen die Vorgaben der Bundesabgabenordnung.
Zuletzt fachlich geprüft: 06.10.2026
Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung. Grundlage ist das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Es erläutert vor allem die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO für elektronische Bücher und Belege.
Die GoBD betreffen jeden, der steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führt. Auch wer den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, muss Unterlagen nach § 147 AO aufbewahren. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen, auch wenn Steuerberatung, Rechenzentrum oder Software mitarbeiten.
Die Grundsätze im Überblick
Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD
| Grundsatz | Was er für Rechnungen und Belege bedeutet |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit | Ein sachverständiger Dritter kann jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung verfolgen. |
| Vollständigkeit | Jede Rechnung wird erfasst, auch Stornos und Gutschriften. |
| Richtigkeit | Beleg und Buchung stimmen mit dem tatsächlichen Vorgang überein. |
| Zeitgerechte Erfassung | Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich. |
| Ordnung | Belege sind systematisch abgelegt und schnell auffindbar. |
| Unveränderbarkeit | Änderungen sind ausgeschlossen oder werden lückenlos protokolliert. |
Quelle: BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD), Abschnitt 3, zuletzt geändert am 14.07.2025; § 146 AO
Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation
Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Die GoBD nennen dafür Wege wie Festschreibung, Sperren, Protokollierung oder Versionierung. Eine Ablage im gewöhnlichen Dateisystem genügt in der Regel nicht.
In DocuBill wird eine Rechnung beim Festschreiben mit Nummer und Daten eingefroren. Danach sperrt die Datenbank Änderung und Löschen; korrigiert wird per Storno und neuem Beleg.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, gespeichert und wiedergefunden werden. Sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Sie besteht in der Regel aus vier Teilen:
- allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
Datenzugriff bei der Außenprüfung
Bei einer Außenprüfung darf die Finanzverwaltung auf elektronisch erstellte Unterlagen zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Steuerlich relevante Daten müssen deshalb maschinell auswertbar vorliegen. Ein Ausdruck oder ein einfaches PDF erfüllt das nicht.
Formen des Datenzugriffs
| Form | Was die Finanzbehörde verlangen kann |
|---|---|
| Unmittelbarer Zugriff | Einsicht in die gespeicherten Daten und Nutzung des Datenverarbeitungssystems |
| Mittelbarer Zugriff | Auswertung der Daten nach ihren Vorgaben |
| Datenüberlassung | Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format |
Quelle: § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 bis 3 AO
Österreich: Bundesabgabenordnung statt GoBD
Die GoBD gelten nur in Deutschland. In Österreich verlangt § 131 BAO, dass Eintragungen vollständig, richtig, zeitgerecht und der Zeitfolge nach geordnet sind. Für die Abgaben vom Umsatz, Einkommen und Ertrag gilt eine feste Frist. Eine Eintragung ist zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats erfolgt.
Werden Datenträger verwendet, dürfen Eintragungen nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO). Die Aufbewahrung regelt § 132 BAO mit grundsätzlich sieben Jahren.
Das hilft in der Praxis
Verwandte Begriffe
Quellen
- GoBD – BMF-Schreiben im amtlichen AO-Handbuch (Anhang 33)
- GoBD – 2. Änderung vom 14.07.2025 (BMF, PDF)
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung (gesetze-im-internet.de)
- § 131 BAO – Buchführung und Aufzeichnungen (RIS)
Diese Seite erklärt Begriffe allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
FAQ
Häufige Fragen
Gibt es GoBD-zertifizierte Software?
Ein amtliches Zertifikat gibt es nicht. Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit (GoBD, Rz. 180). Testate Dritter binden die Finanzbehörde nicht; beurteilt wird das Verfahren im Unternehmen.
Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe?
Ja, soweit Sie steuerlich Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen. Auch Einnahmenüberschussrechner müssen ihre Unterlagen nach § 147 AO aufbewahren.
Wie schnell müssen Rechnungen erfasst werden?
Unbare Geschäftsvorfälle sind nach den GoBD innerhalb von zehn Tagen unbedenklich erfasst. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). In Österreich ist eine Eintragung bis einen Monat und 15 Tage nach Monatsende zeitgerecht (§ 131 BAO).
Was passiert bei Verstößen?
Entspricht die Buchführung nicht den Vorschriften, muss die Finanzbehörde sie nicht zugrunde legen (§ 158 AO) und kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). In Österreich ist bei formellen Mängeln, die die sachliche Richtigkeit in Zweifel ziehen, ebenfalls zu schätzen (§ 184 BAO).