Von der alten Software zu DocuBill
Die häufigste Frage vor dem Start: Muss ich jetzt alles abtippen? Nein. Kunden, Artikel und offene Rechnungen übernehmen Sie in wenigen Schritten.
Wie Ihre Daten in DocuBill kommen
Die Wege lassen sich mischen. Viele Betriebe importieren erst Kunden und Artikel und laden danach die offenen Rechnungen hoch.
01 · KUNDEN UND ARTIKEL
Weg 1Liste aus Excel, CSV oder vCard hochladenSie laden die Datei hoch, ordnen die Spalten zu und prüfen vor dem Speichern, was ankommt. Spaltennamen gängiger Programme erkennt DocuBill von selbst.
Dubletten erkennt DocuBill an E-Mail, USt-IdNr. oder Name und PLZ. Sie wählen, ob vorhandene Einträge übersprungen oder aktualisiert werden.
02 · ALTE RECHNUNGEN
Weg 2Offene Rechnungen als PDF hochladenDocuBill liest Kunde, Nummer, Datum und Beträge aus. Steckt eine E-Rechnung im PDF, kommen die Daten direkt aus ihr. Sie prüfen das Ergebnis vor der Übernahme.
Danach laufen die alten Rechnungen im Bankabgleich und im Mahnwesen mit. Ihr Rechnungskreis setzt hinter der letzten Nummer fort.
03 · VON HAND
Weg 3Von Hand erfassenBei wenigen Kunden oft am schnellsten. Name und Anschrift genügen für die erste Rechnung, den Rest ergänzen Sie später.
Drei Schritte, dann steht der Kundenstamm
Excel, Numbers, ODS, CSV oder vCard mit bis zu 20.000 Zeilen. Die erste Zeile enthält am besten die Spaltenüberschriften.
DocuBill schlägt die Zuordnung vor. Sie prüfen und ändern, was nicht passt.
Vor dem Speichern sehen Sie Zuordnung und Dubletten. Erst dann legt DocuBill die Einträge an.
Diese Spalten kann DocuBill lesen
Für Kunden ist nur eine Spalte mit Firma oder Name Pflicht. Alles andere ist freiwillig und lässt sich später ergänzen.
| Spalte | Pflicht? | Hinweis |
|---|---|---|
| Firma oder Name | Ja | Firma, vollständiger Name oder Nachname. Eine dieser Spalten genügt. |
| Kundennummer | — | Bleibt erhalten, wenn sie frei ist. Der Nummernkreis läuft dahinter weiter. |
| Anschrift | — | Straße, PLZ, Ort und Land, auch in getrennten Spalten. |
| — | Empfänger für den Rechnungsversand. | |
| USt-IdNr. | — | Für Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland. |
| Leitweg-ID | — | Für öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Dann entsteht automatisch eine XRechnung. |
| IBAN und BIC | — | Für SEPA-Lastschriften. |
| Zahlungsziel (Tage) | — | Gilt dann für jede Rechnung an diesen Kunden. |
| Weitere Angaben | — | Spalten ohne eigenes Feld, etwa Mobilnummer oder Webseite, landen in den Notizen. |
Für Artikel ist nur die Bezeichnung Pflicht. Daneben liest DocuBill Artikelnummer, Beschreibung, Einheit, Netto- oder Bruttopreis, Steuersatz, Einkaufspreis und Bestand.
Was der Umstieg nicht leistet
Der Import legt Kunden, Artikel und alte Rechnungen an. Alte Rechnungen bleiben danach so, wie sie waren: Sie lassen sich ansehen, aber nicht mehr bearbeiten, stornieren oder neu versenden. In der Umsatzstatistik und im DATEV-Export zählen sie nicht mit.
Und wir sagen es lieber vorher: Belege aus dem Aktenordner werden nicht von selbst digital. Eingangsrechnungen ab dem Start leiten Sie an Ihr Beleg-Postfach weiter.
Unsicher, ob Ihre Liste passt? Buchen Sie eine Demo, dann sehen wir sie gemeinsam an. Oder lesen Sie zuerst, was DocuBill kann.
FAQ
Häufige Fragen
Muss ich alles abtippen?
Nein. Kunden und Artikel importieren Sie aus einer Datei, alte Rechnungen laden Sie als PDF hoch.
Welche Dateiformate gehen?
Für Kunden und Artikel Excel, Numbers, ODS, CSV und vCard mit bis zu 20.000 Zeilen. Alte Rechnungen als PDF, auch mit eingebetteter E-Rechnung.
Was passiert mit doppelten Einträgen?
DocuBill erkennt Kunden an E-Mail, USt-IdNr. oder Name und PLZ, Artikel an der Nummer. Sie wählen, ob Dubletten übersprungen oder aktualisiert werden.
Läuft mein Nummernkreis weiter?
Ja. Kundennummern aus der Datei bleiben erhalten, wenn sie frei sind. Nach alten Rechnungen setzt der Rechnungskreis dahinter fort.
Wie bereite ich meine Liste vor?
Eine Zeile je Kunde, eine Spalte je Angabe und Überschriften in der ersten Zeile. Prüfen Sie vorher auf doppelte Einträge.
Wie prüfe ich, ob die Übernahme geklappt hat?
Öffnen Sie einige Kunden und schreiben Sie eine Rechnung als Entwurf. So sehen Sie, ob Anschrift und Zahlungsziel stimmen.