Rechnungsnummer
Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG (DE); § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994 (AT)
Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die jede Rechnung eindeutig und einmalig kennzeichnet. Sie ist in Deutschland und Österreich Pflichtangabe. In Deutschland darf sie aus Ziffern und Buchstaben bestehen und mehrere Nummernkreise nutzen. Eine lückenlose Folge verlangt die deutsche Finanzverwaltung nicht, wohl aber, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.
Zuletzt fachlich geprüft: 06.10.2026
Die Pflicht steht in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG und in § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994. Beide verlangen eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die die Rechnung einmalig identifiziert.
Die Nummer stellt sicher, dass jede Rechnung einmalig ist. Zugleich hilft sie, Zahlungen zuzuordnen und Lücken in der Buchhaltung zu erkennen.
Was erlaubt ist: Nummernkreise und Formate
Die deutsche Finanzverwaltung lässt Zahlen- und Buchstabenreihen sowie Kombinationen zu (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Sie können beliebig viele Nummernkreise bilden, etwa je Zeitraum, Filiale oder Betriebsstätte (Abs. 11). Jede Rechnung muss dabei eindeutig einem Kreis zuzuordnen sein.
Eine lückenlose Abfolge ist nach der Verwaltungsauffassung nicht zwingend. Lücken sollten Sie trotzdem erklären können, weil die GoBD eine vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle verlangen.
Beispiele für Rechnungsnummern nach deutscher Verwaltungsauffassung
| Muster | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Jahr und laufende Nummer | 2026-0042 | neuer Kreis je Jahr; das Jahr verhindert Dubletten |
| Kürzel je Belegart | RE-2026-0042, GS-2026-0007 | eigene Kreise für Rechnungen und Gutschriften |
| Filiale oder Standort | B2-26-118 | eigener Kreis je Standort |
| Kundennummer und Zähler | K1043-0005 | zulässig, solange die Kombination insgesamt einmalig bleibt |
Quelle: Abschnitt 14.5 Abs. 10 und 11 UStAE (DE)
Sonderfälle: Gutschrift, Korrektur, Dauerrechnung
- Gutschrift: Die Nummer vergibt der Aussteller der Gutschrift, also der Leistungsempfänger (Abschnitt 14.5 Abs. 13 UStAE).
- Rechnungsberichtigung: Das berichtigende Dokument muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen, etwa über deren Nummer. Eine neue Nummer ist dafür nicht erforderlich (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE).
- Storno mit Neuausstellung: Die neue Rechnung braucht eine eigene, einmalige Nummer; die stornierte Nummer bleibt belegt.
- Dauerschuldverhältnis als E-Rechnung: Die Nummer muss im strukturierten Teil stehen; eine einmalige Vertrags- oder Objektnummer genügt (Abschnitt 14.5 Abs. 12 UStAE).
- Kleinbetragsrechnung: keine Rechnungsnummer vorgeschrieben (§ 33 UStDV, § 11 Abs. 6 UStG 1994).
Rechnungsnummer und GoBD
Die GoBD verlangen für jeden Beleg eine eindeutige Belegnummer, damit die Vollständigkeit geprüft werden kann. Bei Ausgangsrechnungen übernimmt das in der Regel die Rechnungsnummer. Nach der Ausstellung sollte sie nicht mehr änderbar sein.
DocuBill vergibt die Rechnungsnummer erst beim Festschreiben aus einem Nummernkreis. Das Format legen Sie mit Platzhaltern wie {JJJJ} für das Jahr und {NNNN} für den Zähler fest. Den Zählerstand kann niemand von Hand verstellen, und die Vergabe bleibt auch bei gleichzeitigen Zugriffen eindeutig.
Das hilft in der Praxis
Verwandte Begriffe
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 31.12.2025 (BMF, PDF)
- § 11 UStG 1994 – Ausstellung von Rechnungen (RIS)
Diese Seite erklärt Begriffe allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
FAQ
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
In Deutschland nicht zwingend, so die Finanzverwaltung in Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE. Einmalig muss sie aber sein. Lücken sollten Sie nachvollziehbar erklären können.
Darf ich jedes Jahr wieder bei 1 anfangen?
Ja, wenn die Nummer trotzdem einmalig bleibt, etwa mit dem Jahr als Bestandteil wie in 2026-0001. Nummernkreise für Zeiträume lässt die deutsche Finanzverwaltung ausdrücklich zu.
Darf die Kundennummer Teil der Rechnungsnummer sein?
Ja, solange jede Rechnungsnummer insgesamt nur einmal vorkommt. Wie viele und welche Nummernkreise Sie bilden, bleibt nach Abschnitt 14.5 Abs. 11 UStAE Ihnen überlassen.
Was gilt in Österreich?
§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994 verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die die Rechnung einmalig identifiziert. Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro ist keine Nummer vorgeschrieben.