Excel oder Rechnungssoftware?
Viele Betriebe schreiben ihre ersten Rechnungen in Word oder Excel. Das geht lange gut, bis Nummern, Zahlungen und Mahnungen über den Kopf wachsen.
Excel ist besser als sein Ruf
Eine Tabelle oder eine Word-Vorlage kostet nichts, jeder kann sie bedienen, und sie ist schnell eingerichtet. Für ein paar Rechnungen im Monat ist sie oft die vernünftigste Lösung.
Woran man merkt, dass es kippt
Der Wechsel kommt selten durch eine Entscheidung, sondern durch einen Vorfall. Eine Rechnungsnummer ist doppelt vergeben. Ein Kunde zahlt seit Wochen nicht, und niemand hat es bemerkt. Oder die Steuerberatung fragt nach Belegen, die in drei Postfächern liegen.
Das gemeinsame Muster ist keine fehlende Sorgfalt. Eine Tabelle meldet sich nie von selbst.
Wo der Unterschied wirklich liegt
| Merkmal | Excel oder Word | Rechnungssoftware |
|---|---|---|
| Kosten | keine | ab 9 € im Monat, Bankabgleich und Mahnwesen ab 19 € |
| Rechnungsnummern | von Hand weitergezählt | fortlaufend und einmalig |
| Pflichtangaben | selbst prüfen | Felder für jede Angabe, Steuerhinweise automatisch |
| E-Rechnung | nicht möglich | ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 |
| Zahlungseingänge | Abgleich mit dem Kontoauszug | Bankabgleich mit Zuordnung zur Rechnung |
| Mahnungen | selbst nachhalten | täglicher Mahnlauf legt sie an |
| Änderung nach dem Versand | jederzeit möglich, auch aus Versehen | festgeschrieben, Korrektur nur per Storno |
| Mehrere Bearbeiter | Versionschaos oder gesperrte Datei | gleichzeitig, mit Rollen und Rechten |
Was der Umstieg kostet, und was das Abwarten
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Dem gegenüber steht die Zeit, die jede Rechnung von Hand kostet. Dazu kommt das Risiko einer doppelten Nummer oder einer vergessenen Mahnung. In Deutschland folgt ab 2027 schrittweise die Pflicht zur E-Rechnung, die eine Word-Datei nicht erfüllt.
Wenn Sie noch nicht wechseln wollen
Dann nehmen Sie wenigstens eine ordentliche Struktur mit. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage enthält alle Pflichtangaben. Was eine offene Rechnung an Zinsen kostet, rechnet der Verzugszinsrechner aus.
Sechs Fragen an jedes Angebot
Der Einstiegspreis sagt wenig darüber, was eine Software im Alltag kostet. Diese Fragen helfen beim Vergleich.
Ist die E-Rechnung dabei oder ein Zusatzmodul? Rechnen Sie mit den Funktionen, die Sie wirklich brauchen.
Manche Angebote nennen einen niedrigen Monatspreis und berechnen die Einrichtung extra.
Pauschal, je Nutzer oder je Rechnung? Ein Preis je Rechnung wächst mit jedem Kunden.
Eine Jahresvorauszahlung bindet Geld und Entscheidung. Prüfen Sie, ob Sie monatlich kündigen können.
Fragen Sie, wie Belege und Buchungsdaten zur Kanzlei kommen, zum Beispiel als DATEV-Export.
Steuersätze, Hinweise und Kennzahlen unterscheiden sich zwischen Deutschland und Österreich. Prüfen Sie, ob beides abgebildet ist.
Was DocuBill im Einzelnen kann, steht unter Produkt, die Preise finden Sie auf Preise. Wie der Umstieg mit Ihren Daten abläuft, zeigt Umstieg & Datenimport.
FAQ
Häufige Fragen
Ab wie vielen Rechnungen lohnt sich eine Software?
Weniger die Zahl entscheidet als der Aufwand danach. Sobald Sie Zahlungen abgleichen und Mahnungen nachhalten, spart eine Software Zeit.
Ist eine Rechnung aus Word oder Excel zulässig?
Heute ja, wenn alle Pflichtangaben stimmen. In Deutschland verlangt die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen ab 2027 schrittweise ein strukturiertes Format.
Was passiert mit unseren bisherigen Daten?
Kunden und Artikel importieren Sie aus Excel, CSV oder vCard. Alte Rechnungen laden Sie als PDF hoch, Ihr Nummernkreis läuft dahinter weiter.
Und wenn wir vorerst bei Word bleiben wollen?
Dann mit einer guten Vorlage. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage enthält alle Pflichtangaben für Deutschland und Österreich.
Wie bereite ich meine Kundenliste vor?
Prüfen Sie Namen, Anschriften und Kundennummern auf Dubletten. Eine Spalte je Angabe erleichtert den Import.
Wie teste ich, ob die Software zu meinem Alltag passt?
Schreiben Sie in der Testphase einige echte Rechnungen nach. So sehen Sie, ob Abläufe und Ergebnis passen.