Versand
Rechnungen, Angebote und Mahnungen gehen direkt aus DocuBill per E-Mail hinaus, mit dem passenden Format im Anhang. Danach sehen Sie, ob die E-Mail angekommen ist.
RECHNUNGSMANAGEMENT
01 · VERSAND
Aus der Rechnung in das Postfach des Kunden
Vor dem Versand öffnet sich ein E-Mail-Entwurf mit Empfänger, Betreff und Text. Das passende Format hängt DocuBill selbst an.
Texte legen Sie als Vorlagen mit Platzhaltern an. Antworten Ihrer Kunden landen bei Ihrer Antwortadresse, eine Kopie auf Wunsch in Ihrer Ablage.
Das richtige Format im Anhang
PDF, ZUGFeRD-Hybrid oder XRechnung mit zusätzlichem XML, je nach Kunde.
Antwortadresse und Kopie
Ihre Kunden antworten direkt an Sie. Eine Blindkopie hält Ihre Ablage vollständig.
Zustellung an der Rechnung
Jeder Versand wird gespeichert, mit Zustellmeldung: zugestellt, unzustellbar oder im Spam.
02 · WIEDERKEHREND
Versand ohne Ihr Zutun.
Rechnungen aus Rechnungsplänen schreibt DocuBill auf Wunsch fest und versendet sie im Takt des Plans.
03 · BEZAHLEN
Nach dem Versand kommt die Zahlung.
Auf dem PDF kann ein GiroCode stehen. Ihr Kunde scannt ihn mit der Banking-App, Betrag und Verwendungszweck sind schon ausgefüllt. Geht die Zahlung ein, findet sie ihre Rechnung.
SO FUNKTIONIERT'S
In vier Schritten vom Entwurf zur bezahlten Rechnung.
Festschreiben
Die Rechnung bekommt ihre Nummer und ihr Format.
Empfänger prüfen
Die Adresse kommt aus dem Kontakt, Antwortadresse und Kopie aus Ihren Einstellungen.
Versenden
Betreff und Text im Entwurf prüfen und absenden.
Zahlung abwarten
Der Zahlungseingang erscheint im Bankabgleich.
FAQ
Häufige Fragen
Von welcher Adresse gehen die E-Mails hinaus?
Von Ihrer eigenen Domain, sobald Sie sie unter Einstellungen → Versand hinterlegt und bestätigt haben. Bis dahin als „Ihre Firma via DocuBill“, Antworten landen bei Ihnen.
Kann ich den Text der E-Mail anpassen?
Ja. Jeder Versand beginnt mit einem Entwurf, den Sie ändern können. Wiederkehrende Texte legen Sie als Vorlagen mit Platzhaltern an.
Werden Angebote und Mahnungen auch per E-Mail versendet?
Ja. Offene Angebote gehen mit dem Link zur Online-Annahme hinaus, freigegebene Mahnungen mit dem PDF im Anhang.
Sehe ich, ob eine Rechnung angekommen ist?
Ja. Die Rechnung steht auf „Versendet“, und DocuBill zeigt die Zustellmeldung: zugestellt, unzustellbar oder im Spam.
Welche Anhänge bekommt mein Kunde?
Das PDF, bei ZUGFeRD mit eingebetteten Daten. Bei XRechnung kommt die XML-Datei dazu.