EN 16931
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/55/EU; § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG (DE)
EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und in welchen XML-Syntaxen sie übermittelt werden darf. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bauen auf ihr auf. Seit 2025 ist sie in Deutschland der Maßstab für E-Rechnungen zwischen Unternehmen.
Zuletzt fachlich geprüft: 06.10.2026
Die Norm stammt vom Europäischen Komitee für Normung (CEN). Anlass war die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Seit April 2020 müssen öffentliche Auftraggeber in der EU normkonforme E-Rechnungen für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte empfangen und verarbeiten können.
In Deutschland verweist § 14 Abs. 1 UStG seit 2025 auf diese Norm. Damit ist sie auch für Rechnungen zwischen Unternehmen maßgeblich. Das österreichische Umsatzsteuergesetz enthält keinen vergleichbaren Verweis.
Aufbau der Normenreihe
Die Teile der EN 16931
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| EN 16931-1:2017 | semantisches Datenmodell der Kernelemente einer E-Rechnung mit Geschäftsregeln |
| CEN/TS 16931-2:2017 | Liste der zulässigen Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) |
| CEN/TS 16931-3-2 und 3-3:2017 | Syntax-Bindings, also die Zuordnung der Datenfelder zu UBL 2.1 und CII D16B |
| CEN/TR 16931-5:2017 | Leitlinien für branchen- und länderspezifische Erweiterungen (Extensions) |
Quelle: KoSIT, XStandards Einkauf – XRechnung und EN 16931 (abgerufen am 06.10.2026)
Business Terms, Geschäftsregeln und CIUS
Jedes Datenfeld der Norm hat eine Kennung, den Business Term (BT). BT-10 etwa ist die Käuferreferenz; in Deutschland gehört dort bei Rechnungen an Behörden die Leitweg-ID hinein. Geschäftsregeln prüfen logische Abhängigkeiten, etwa ob Steuerbetrag und Steuersatz zusammenpassen.
Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) konkretisiert die Norm für einen Anwendungsbereich, etwa durch einschränkende Vorgaben zur Befüllung. Eine Extension ergänzt dagegen zusätzliche Elemente. Der deutsche Standard XRechnung besteht aus einer solchen CIUS und einer Extension.
Was die Norm für Ihre Rechnungen bedeutet
Eine Datei mit Formatfehlern ist nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Verstöße gegen Geschäftsregeln sind davon zu trennen. Umsatzsteuerlich zählen sie nur, wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind.
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen als Anhang beigefügt werden. Vor dem Versand lohnt sich diese Prüfung:
- Die Datei ist gültiges XML in der Syntax UBL 2.1 oder CII.
- Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG stehen im strukturierten Teil.
- Steuerkategorie und Steuersatz sind je Position gesetzt.
- Summen und Steuerbeträge stimmen rechnerisch.
- Bei Behörden steht die Leitweg-ID in BT-10.
Weiterentwicklung und Österreich
Die Norm wird an das EU-Paket „VAT in the Digital Age“ angepasst. ZUGFeRD hat im Profil EXTENDED seit Version 2.5 bereits Elemente der überarbeiteten Fassung aufgenommen.
In Österreich nimmt die Einbringungsstelle des Bundes unter anderem UBL 2.1 an, auch über Peppol. Daneben gibt es dort das nationale XML-Format ebInterface, das WKÖ und AUSTRIAPRO pflegen.
DocuBill erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 und XRechnungen in der Syntax CII. DocuBill führt dabei eine Kurzprüfung durch. Sie ersetzt keine vollständige Validierung gegen alle Geschäftsregeln der Norm.
Das hilft in der Praxis
Verwandte Begriffe
Quellen
- KoSIT – XRechnung und EN 16931 (xeinkauf.de)
- Europäische Kommission – eInvoicing und Richtlinie 2014/55/EU
- BMF – Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung
Diese Seite erklärt Begriffe allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
FAQ
Häufige Fragen
Ist EN 16931 ein Dateiformat?
Nein. Die Norm beschreibt ein Datenmodell und lässt zwei XML-Syntaxen zu: UBL 2.1 und CII. Konkrete Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD setzen dieses Modell um.
Muss ich die Norm kaufen?
Das semantische Datenmodell (Teil 1) und die Liste der Syntaxen (Teil 2) sind laut KoSIT unentgeltlich über das Deutsche Institut für Normung (DIN) erhältlich. In der Praxis arbeiten Sie meist mit der Spezifikation des jeweiligen Formats.
Was passiert, wenn meine E-Rechnung nicht normkonform ist?
Bei Formatfehlern liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, kann das den Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährden. Eine Validierung vor dem Versand hilft, solche Fehler zu vermeiden.
Gilt EN 16931 auch in Österreich?
Die Norm gilt für öffentliche Auftraggeber in der ganzen EU. Für Rechnungen zwischen Unternehmen schreibt das österreichische Umsatzsteuergesetz aber kein Format vor. Für Rechnungen an den Bund nennt e-rechnung.gv.at die zulässigen Formate.