Offene Posten
Rechtsgrundlage: § 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO, §§ 195, 199, 366, 367 BGB, § 17 UStG (DE); § 131 BAO, § 1486 ABGB, § 16 UStG 1994 (AT)
Offene Posten sind Rechnungen, die noch nicht oder nur teilweise bezahlt sind. Auf der Verkaufsseite sind es Forderungen gegenüber Kunden, auf der Einkaufsseite Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Die Offene-Posten-Liste zeigt sie mit Betrag, Fälligkeit und Alter. Sie ist die Grundlage für Mahnwesen, Liquiditätsplanung und den Abgleich mit dem Bankkonto.
Zuletzt fachlich geprüft: 06.10.2026
Rechtlich ist „offener Posten“ kein eigener Begriff. In der Buchhaltung bilden die offenen Posten die Personenkonten der Kunden und Lieferanten ab. Handels- und Steuerrecht erlauben ausdrücklich, Bücher auch als geordnete Ablage von Belegen zu führen (§ 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO). In Österreich verlangt § 131 BAO, dass Belege so geordnet aufbewahrt werden, dass die Eintragungen jederzeit überprüfbar sind.
Für Steuern und Fristen zählen drei Daten: Rechnungsdatum, Fälligkeit und Zahlungseingang. Je älter ein Posten ist, desto wichtiger werden Mahnung, Verzugszinsen und Verjährung.
Aufbau einer Offene-Posten-Liste
Typische Spalten einer Offene-Posten-Liste für Kunden
| Spalte | Zweck |
|---|---|
| Kunde und Kundennummer | Zuordnung und Summen je Kunde |
| Rechnungsnummer und -datum | eindeutiger Bezug zum Beleg |
| Fälligkeit | Grundlage für Verzug und Mahnstufen |
| Rechnungsbetrag, Zahlungen, Restbetrag | macht Teilzahlungen sichtbar |
| Tage überfällig oder Altersklasse | Reihenfolge im Mahnwesen |
| Mahnstufe, Mahnsperre, Lastschrift | verhindert doppelte oder falsche Mahnungen |
Quelle: Buchhaltungspraxis; geordnete Belegablage nach § 239 Abs. 4 HGB und § 146 Abs. 5 AO
Offene Posten und Umsatzsteuer
Bei der Sollbesteuerung schulden Sie die Umsatzsteuer schon für den Zeitraum der Leistung, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. In Deutschland kann das Finanzamt bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr auf Antrag die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten gestatten (§ 20 UStG). In Österreich gilt die Istbesteuerung unter anderem für Unternehmen, deren Gesamtumsatz in einem der beiden Vorjahre 110.000 Euro nicht überstieg (§ 17 Abs. 2 UStG 1994).
Wird eine Forderung uneinbringlich, berichtigen Sie die Umsatzsteuer (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG, § 16 Abs. 3 Z 1 UStG 1994). Geht das Geld später doch ein, ist erneut zu berichtigen.
Altersstruktur und Verjährung im Blick
Viele Unternehmen gliedern offene Posten nach Altersklassen, etwa bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage überfällig. Je höher die Altersklasse, desto näher rückt die Verjährung. In Deutschland hemmen erst Klage oder Mahnbescheid die Verjährung (§ 204 Abs. 1 BGB).
Verjährung offener Rechnungen
| Punkt | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Frist | 3 Jahre (§ 195 BGB) | 3 Jahre für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Geschäftsbetrieb (§ 1486 Z 1 ABGB) |
| Beginn | Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis hat oder haben müsste (§ 199 Abs. 1 BGB) | sobald das Recht ausgeübt werden könnte, in der Regel mit Fälligkeit (§ 1478 ABGB) |
| Beispiel: entstanden und fällig im März 2026 | verjährt mit Ablauf des 31.12.2029 | Fristlauf ab Fälligkeit im März 2026 |
Quelle: §§ 195, 199 BGB (DE); §§ 1478, 1486 ABGB (AT)
Zahlungen richtig zuordnen
Ein offener Posten ist erst erledigt, wenn die Zahlung ihm zugeordnet ist. Schwierig sind Teilzahlungen, Sammelzahlungen und Zahlungen ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck.
Bestimmt der Schuldner nicht, welche Schuld er tilgt, gilt in Deutschland die Reihenfolge des § 366 Abs. 2 BGB. Getilgt wird zuerst die fällige Schuld, dann die weniger gesicherte, dann die lästigere und zuletzt die ältere. Innerhalb einer Forderung wird zuerst auf Kosten, dann auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung angerechnet (§ 367 BGB).
DocuBill zeigt offene Posten nach fünf Altersstufen. Zahlungseingänge ordnet DocuBill automatisch zu, wenn der Betrag exakt stimmt und die Rechnungsnummer eindeutig im Verwendungszweck steht oder die IBAN bekannt ist. Sonst schlägt DocuBill eine Zuordnung vor. Teilzahlungen werden erfasst.
Das hilft in der Praxis
Verwandte Begriffe
Quellen
- § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist (gesetze-im-internet.de)
- § 17 UStG – Änderung der Bemessungsgrundlage (gesetze-im-internet.de)
- § 1486 ABGB – Besondere Verjährungszeit (RIS)
- § 17 UStG 1994 – Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (RIS)
Diese Seite erklärt Begriffe allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen offenen Posten und Forderungen?
Eine Forderung ist der rechtliche Anspruch auf Zahlung. Offene Posten sind die buchhalterische Sicht darauf: jede noch nicht ausgeglichene Rechnung einzeln mit Fälligkeit und Restbetrag. Auf der Einkaufsseite heißen sie Verbindlichkeiten.
Muss ich Umsatzsteuer auf unbezahlte Rechnungen zahlen?
Bei der Sollbesteuerung ja, denn die Steuer entsteht mit der Leistung. Bei der Istbesteuerung erst mit dem Zahlungseingang. Wird die Forderung uneinbringlich, können Sie die Steuer berichtigen.
Wie lange bleibt eine offene Rechnung durchsetzbar?
In Deutschland drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. In Österreich verjähren Forderungen aus Lieferungen und Leistungen eines Unternehmens ebenfalls in drei Jahren. Ein Mahnbescheid oder eine Klage hemmt in Deutschland die Verjährung.
Wie gehe ich mit Teilzahlungen um?
Erfassen Sie die Zahlung beim betreffenden Posten und lassen Sie den Rest offen. Ohne Bestimmung des Kunden rechnet das deutsche Recht zuerst auf Kosten, dann auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung an (§ 367 BGB).