E-Rechnung
Rechtsgrundlage: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, ERechV (DE); § 11 Abs. 2 UStG 1994, § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (AT)
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software ohne Abtippen verarbeiten kann. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. In Deutschland müssen Unternehmen sie seit 2025 empfangen können und ab 2027 schrittweise ausstellen. In Österreich ist sie nur gegenüber dem Bund Pflicht.
Zuletzt fachlich geprüft: 06.10.2026
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet § 14 Abs. 1 UStG zwei Arten von Rechnungen. Die E-Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Alles andere – Papier, PDF, Bilddatei – heißt seither „sonstige Rechnung“.
Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein. Ein vereinbartes Format muss die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen.
Zeitplan in Deutschland: Empfang sofort, Versand gestaffelt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist. Dafür genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Auch Kleinunternehmer müssen empfangen können.
Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind.
Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) verpflichtet Lieferanten des Bundes seit dem 27. November 2020 zur E-Rechnung. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen über Direktaufträge bis 1.000 Euro. Die Länder haben eigene Vorschriften.
Übergangsfristen für das Ausstellen von E-Rechnungen (Deutschland, B2B)
| Umsatz ausgeführt | Was ist erlaubt? |
|---|---|
| 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 | Papierrechnung frei wählbar; PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 1. Januar bis 31. Dezember 2027 | Papier oder PDF nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug; EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze mit Rechnungspflicht, soweit keine Ausnahme greift |
Quelle: § 14 Abs. 1 und 2, § 27 Abs. 38 UStG; BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
Ausnahmen: Hier bleibt die sonstige Rechnung erlaubt
In diesen Fällen gilt die E-Rechnungspflicht nicht; Sie dürfen weiter eine sonstige Rechnung ausstellen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
- Rechnungen an Privatpersonen
- Rechnungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine
- viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel steuerfreie Finanzdienstleistungen
Formate: was als E-Rechnung zählt
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist seit 2025 der XML-Teil maßgeblich. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten die Daten. Eine Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, das Bundesfinanzministerium empfiehlt sie aber.
Gängige Formate und ihr Status in Deutschland
| Format | Aufbau | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML in der Syntax UBL oder CII | ja |
| ZUGFeRD / Factur-X ab Version 2.0.1 | PDF/A-3 mit eingebettetem XML in der Syntax CII | ja, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL |
| EDI-Formate wie EDIFACT | strukturierter Datensatz nach Vereinbarung | ja, wenn sich die Pflichtangaben normkonform extrahieren lassen |
| PDF ohne XML, Scan, Papier | unstrukturiert | nein, sonstige Rechnung |
Quelle: § 14 Abs. 1 UStG; BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Frage 7 (Stand März 2026)
Österreich und der europäische Rahmen
In Österreich ist die E-Rechnung seit dem 1. Jänner 2014 Pflicht, wenn Sie an Dienststellen des Bundes liefern oder leisten. Eingebracht wird sie über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über Peppol, etwa in den Formaten ebInterface oder UBL. Für Länder und Gemeinden besteht derzeit keine Pflicht.
Zwischen Unternehmen ist die E-Rechnung in Österreich freiwillig. Eine elektronische Rechnung setzt dort die Zustimmung des Empfängers voraus (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).
Den Rahmen setzt die EU. Seit Inkrafttreten des Pakets „VAT in the Digital Age“ (ViDA) im April 2025 dürfen Mitgliedstaaten die E-Rechnung unter bestimmten Bedingungen verpflichtend einführen. Ab dem 1. Juli 2030 gelten digitale Meldepflichten auf Basis der E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU.
DocuBill erzeugt Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931 auf Basis von PDF/A-3b. Ist beim Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt, entsteht automatisch eine XRechnung in der Syntax CII. Eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen in CII und UBL liest DocuBill aus. Den Versand über Peppol oder das österreichische Unternehmensserviceportal bietet DocuBill nicht an.
Das hilft in der Praxis
Verwandte Begriffe
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (gesetze-im-internet.de)
- BMF – Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung
- USP – e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung
Diese Seite erklärt Begriffe allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
FAQ
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail noch aus?
Bis Ende 2026 ja, wenn der Empfänger zustimmt. 2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 ist im inländischen B2B-Geschäft eine E-Rechnung nötig, soweit keine Ausnahme greift.
Was muss mein Unternehmen seit 2025 mindestens können?
E-Rechnungen empfangen und im Originalformat aufbewahren. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Für E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft ist keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können. In Österreich gibt es keine allgemeine B2B-Pflicht.
Brauche ich in Österreich eine E-Rechnung?
Nur, wenn Sie an eine Dienststelle des Bundes fakturieren. Dann ist die strukturierte Einbringung über USP oder Peppol Pflicht, Papierrechnungen werden nicht angenommen. Zwischen Unternehmen ist die E-Rechnung freiwillig und braucht die Zustimmung des Empfängers.