Die erste Rechnung schreiben

Alles eingerichtet? Dann dauert die erste Rechnung nur wenige Minuten.

1. Kunde anlegen

Unter Kontakte → Kontakt anlegen erfassen Sie den Kunden: Firma oder Name, Anschrift, optional Ansprechperson und die E-Mail-Adresse für den Versand. Für Geschäftskunden im EU-Ausland gehört die USt-IdNr. dazu.

Sie können den Kunden auch direkt beim Schreiben der Rechnung neu anlegen — dann landet er automatisch in Ihren Kontakten.

2. Rechnung anlegen

Unter Rechnungen → Neue Rechnung wählen Sie den Kunden und tragen die Positionen ein:

• Bezeichnung und optionale Beschreibung
• Menge und Einheit (Std., Stk., Pauschal …)
• Einzelpreis netto
• Steuersatz je Position — gemischte Sätze sind ausdrücklich möglich

Leistungen, die Sie öfter berechnen, legen Sie einmal unter Artikel an; dann genügt später die Auswahl.

Neben dem Kunden steht das Feld Interne Bezeichnung, etwa „Projekt Hallendach“. Sie erscheint nie auf der Rechnung. In der Liste steht sie unter der Nummer, und die Suche findet die Rechnung darüber. Ändern können Sie sie jederzeit, auch nach dem Festschreiben. Rechnungen aus einem Rechnungsplan tragen automatisch die Bezeichnung des Plans.

3. Termine prüfen

Zwei Datumsangaben sind wichtig:

• Rechnungsdatum — meist heute
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum — steuerlich Pflicht

Das Zahlungsziel übernimmt DocuBill vom Kunden oder aus Ihren Einstellungen, ohne Angabe sind es 14 Tage. Je Rechnung können Sie es ändern; daraus ergibt sich das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung.

4. Festschreiben

Der Entwurf ist beliebig änderbar. Mit Festschreiben wird daraus ein verbindlicher Beleg:

• die Rechnungsnummer wird vergeben
• Kunden- und Firmendaten werden als Momentaufnahme eingefroren
• der Inhalt ist ab jetzt unveränderbar

Festschreiben dürfen Besitzer, Admin und Buchhaltung. Korrekturen laufen danach ausschließlich über Storno oder Korrekturrechnung — genau so verlangen es die Aufzeichnungspflichten.

5. Versenden

Mit Per E-Mail senden … öffnet sich ein E-Mail-Entwurf. Als Empfänger ist die E-Mail-Adresse aus dem Kontakt vorbelegt; weitere Adressen trennen Sie mit Komma. Betreff und Text kommen aus Ihrer Standard-Vorlage unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen, sonst aus dem DocuBill-Standardtext. Alles lässt sich vor dem Senden ändern. Senden dürfen Besitzer, Admin und Buchhaltung.

Die Rechnung geht als PDF mit, bei ZUGFeRD mit eingebetteter E-Rechnung, bei XRechnung zusätzlich als XML-Datei. Danach steht in der Karte Abwicklung bei Versand „Versendet“. Trifft beim Versand über DocuBill eine Zustellmeldung ein, steht dort stattdessen etwa „Zugestellt“, „Unzustellbar“ oder „Als Spam gemeldet“.

Absender und Versandweg legen Besitzer und Admins unter Einstellungen → Versand fest:

• Eigene Domain: Fügen Sie unter Absender-Domain die Domain Ihrer Absender-Adresse hinzu. Tragen Sie die angezeigten DNS-Einträge bei Ihrem Domain-Anbieter ein und wählen Sie Jetzt prüfen. Ist die Domain verifiziert, gehen Ihre E-Mails direkt von Ihrer Absender-Adresse hinaus.
• Ohne eigene Domain versendet DocuBill von einer DocuBill-Adresse in Ihrem Namen, etwa als „Muster GmbH via DocuBill“. Antworten gehen an Ihre Antwort- oder Absender-Adresse, ersatzweise an die E-Mail-Adresse Ihrer Firma. Fehlen alle drei Adressen, sperrt DocuBill den Versand.
• Eigenes Postfach: Ist unter Einstellungen → Postfächer ein Microsoft-365-Postfach verbunden, wählen Sie unter Versandweg auch Über verbundenes Postfach. Die E-Mail geht dann aus Ihrem Postfach hinaus und liegt danach im Ordner „Gesendete Elemente“.