Nummernkreise einrichten

Rechnungsnummern müssen einmalig und nachvollziehbar sein. DocuBill vergibt sie automatisch — Sie legen nur das Format fest.

Wo Sie das einstellen

Unter Einstellungen → Nummernkreise pflegen Sie das Format für vier Kreise: Kunden, Angebote, Aufträge und Rechnungen. Ändern dürfen es Besitzer und Admins.

Ein Format besteht aus festem Text und Platzhaltern:

• {JJJJ} oder {JJ} für das Jahr — der Zähler beginnt dann jedes Jahr neu bei 1
• {NNNN} oder {NNN} für die laufende Nummer mit führenden Nullen — einer davon ist Pflicht

Beispiel: RE-{JJJJ}-{NNNN} ergibt RE-2026-0001. Ohne Jahres-Platzhalter zählt der Kreis über den Jahreswechsel weiter — für Kundennummern empfohlen.

Neben dem Format zeigt DocuBill die nächste Nummer als Vorschau und den nächsten Zählerwert. Den Zähler selbst können Sie nicht setzen.

Ändern Sie Format oder Jahreslogik eines laufenden Kreises, beginnt der Zähler neu bei 1. Halten Sie solche Umstellungen in Ihrer Verfahrensdokumentation fest.

Die übrigen Belegarten

• Gutschriften haben einen eigenen Kreis im Format GS-{JJJJ}-{NNNN}.
• Storno-, Korrektur-, Abschlags- und Schlussrechnungen ziehen ihre Nummer aus dem Rechnungskreis.
• Lieferscheine nummeriert DocuBill im Format LS-{JJJJ}-{NNNN}.

Diese Formate lassen sich in der Oberfläche nicht ändern.

Bestehende Nummern weiterführen

Wechseln Sie aus einer anderen Software, übernehmen Sie Ihre bisherigen Rechnungen unter Rechnungen → Importieren als Altrechnungen. DocuBill setzt den Rechnungskreis dann hinter die höchste übernommene Nummer, die zum eingestellten Format passt — bei einem Format mit Jahr zählen nur Nummern des laufenden Jahres. Hatten Sie zuletzt RE-2026-0087 und lautet das Format RE-{JJJJ}-{NNNN}, vergibt DocuBill als Nächstes RE-2026-0088.

Ebenso beim Import von Kontakten: Freie Kundennummern aus der Datei bleiben erhalten, und passen sie zum Format, zählt der Kundenkreis dahinter weiter.

Warum Nummern nicht nachträglich änderbar sind

Die Rechnungsnummer wird erst bei der Festschreibung vergeben, und zwar über eine gesperrte Datenbankfunktion. Dadurch kann dieselbe Nummer nie zweimal entstehen, auch nicht, wenn zwei Personen gleichzeitig arbeiten. Ein Entwurf hat noch keine Nummer — das ist normal und korrekt.

Lücken entstehen dadurch übrigens auch nicht: Wer einen Entwurf löscht, verbraucht keine Nummer.

Weiter mit: Design und Vorlagen einrichten.