E-Rechnung erzeugen und versenden
ZUGFeRD und XRechnung in DocuBill: Standardformat festlegen, Leitweg-ID hinterlegen, Meldungen verstehen.
DocuBill erzeugt zu jeder festgeschriebenen Rechnung eine strukturierte E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 — ohne Zusatzmodul.
Die beiden Formate
- ZUGFeRD — ein PDF, in das die strukturierten Daten eingebettet sind. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die Daten automatisch. Der Standard für B2B.
- XRechnung — reines XML ohne Sichtbeleg, von DocuBill in der CII-Syntax erzeugt. Vorgeschrieben bei vielen öffentlichen Auftraggebern. Beim Versand legt DocuBill zusätzlich ein PDF zum Lesen bei.
Das Standardformat legen Sie unter Einstellungen → Unternehmen im Reiter Steuern fest. Je Rechnung lässt es sich nicht wählen. Kunden vom Typ Behörde oder mit hinterlegter Leitweg-ID erhalten automatisch eine XRechnung.
Öffentliche Auftraggeber: die Leitweg-ID
Behörden verlangen eine Leitweg-ID — eine Kennung, die die Rechnung im Behördennetz zustellt. Sie bekommen sie von Ihrem Auftraggeber und hinterlegen sie im Kontakt des Kunden. Bei Kunden vom Typ Behörde lässt sie sich auch direkt in der Rechnung eintragen. Ohne sie weist die Behörde die Rechnung ab.
Prüfung beim Erzeugen
Nach dem Festschreiben erzeugt DocuBill die E-Rechnung und prüft dabei die Pflichtangaben. Fehlt etwas, entsteht keine E-Rechnung: Die Meldung steht in der Rechnung im Abschnitt E-Rechnung, und eine E-Mail an den Kunden enthält dann nur das normale PDF. Typische Meldungen und ihre Ursachen:
| Meldung | Ursache |
|---|---|
| Verkäufer-USt-IdNr oder -Steuernummer fehlt | Stammdaten unvollständig |
| XRechnung verlangt eine Leitweg-ID | Behördenkunde ohne Leitweg-ID |
| Verkäufer-Ort oder Käufer-Ort fehlt | Anschrift unvollständig |
Zusätzlich rechnet DocuBill die Summen nach. Diese Kurzprüfung ersetzt keine vollständige Prüfung gegen die Norm.
Weil die Angaben beim Festschreiben eingefroren werden, ergänzen Sie fehlende Stammdaten am besten vorher. Bei einer bereits festgeschriebenen Rechnung hilft eine Korrektur.
Was Ihre Kunden brauchen
Nichts Besonderes. ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich wie jedes PDF öffnen und drucken. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann die Daten zusätzlich automatisch einlesen.
Hintergrund zu Fristen und Pflichten: E-Rechnungspflicht bis 2028.
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