Design und Vorlagen einrichten
Logo, Farben und Aufbau im Design, Kopf- und Fußtexte und fertige Positionen in Vorlagen — so sehen Ihre Belege nach Ihrem Unternehmen aus.
Ihre Rechnung ist ein Aushängeschild. DocuBill trennt dafür zwei Dinge: das Design bestimmt, wie ein PDF aussieht. Eine Vorlage bestimmt, was darin steht.
Design: das Aussehen
Unter Einstellungen → Design passen Besitzer und Admins das PDF an Ihr Unternehmen an:
- Stil (zehn zur Auswahl) und Schriftart
- Akzentfarbe für Überschriften, Linien und Hervorhebungen
- Logo hochladen (PNG, JPG oder SVG, höchstens 1 MB)
- Aufbau: Absenderzeile, GiroCode und sichtbare Felder wie Kundennummer, Leistungszeitraum oder Bestellreferenz
- Fußzeile in drei Spalten, etwa mit Bankverbindung und Steuerdaten
Das Standard-Design ist für alle neuen Belege vorausgewählt. Soll niemand beim Erstellen ein anderes Design wählen, schalten Sie dort Nur Standard-Design verwenden ein. Die Auswahl „Design“ verschwindet dann aus Rechnung, Angebot und wiederkehrender Rechnung.
Vorlagen: der Inhalt
Unter Einstellungen → Vorlagen legen Sie fertige Inhalte für Rechnungen, Angebote und Gutschriften an:
- Kopftext: erscheint über den Positionen, zum Beispiel „vielen Dank für Ihren Auftrag"
- Fußtext: Zahlungshinweise, Grußformel
- Positionen mit Beschreibung, Menge, Preis und Steuersatz
- optional Betreff, Zahlungsziel, Gesamtrabatt und ein Design
Je Belegart kann eine Vorlage Standard sein. Sie füllt jeden neuen Beleg dieser Art vor. Andere Vorlagen wählen Sie im Beleg über das Feld Vorlage. Haben Sie schon etwas eingetragen, fragt DocuBill, ob die Vorlage ersetzen oder ihre Positionen anhängen soll.
Einen fertigen Beleg speichern Sie über ⋯ → Als Vorlage speichern direkt als neue Vorlage.
Vorschau nutzen
Der Design-Editor zeigt jede Änderung sofort in einer Live-Vorschau des PDFs. Prüfen Sie dabei besonders:
- Ist das Logo scharf und nicht verzerrt?
- Sind Ihre Pflichtangaben vollständig sichtbar?
- Passt der Fußtext auf eine Seite, auch bei vielen Positionen?
Tipp: Drucken Sie die Vorschau einmal aus. Auf Papier fallen zu kleine Schriften und knappe Ränder sofort auf.
E-Mail-Vorlagen: der Text der E-Mail
Unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen legen Sie Betreff und Text der E-Mails fest, mit denen Rechnungen, Gutschriften, Angebote und Mahnungen hinausgehen. Platzhalter wie {{nummer}} oder {{kunde}} füllt DocuBill beim Senden. Je Belegart kann eine Vorlage Standard sein. Ohne eigene Vorlage gilt der DocuBill-Standardtext.
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