Zahlungen zuordnen und Sonderfälle klären

Kommt Geld an, sucht DocuBill die passende Rechnung. Eindeutige Fälle erledigt es selbst, alles andere legt es Ihnen vor.

Wann DocuBill automatisch zuordnet

Nur wenn der Betrag exakt dem offenen Betrag einer Rechnung entspricht und zusätzlich eines dieser Merkmale eindeutig passt:

• die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck
• die IBAN des Zahlers ist beim Kunden hinterlegt — DocuBill übernimmt sie, sobald Sie eine Zahlung dieses Kunden einmal von Hand zuordnen

Dann wird die Zahlung gebucht und die Rechnung auf bezahlt gesetzt. Den Namen des Auftraggebers wertet DocuBill dabei nicht aus.

Alles andere bleibt unter Bank → Zuordnen zur Prüfung liegen. Im Dialog Zahlung zuordnen wählen Sie die Rechnung selbst; Rechnungen mit genau passendem Betrag stehen oben.

Teilzahlungen

Zahlt jemand nur einen Teil, ordnen Sie den Eingang von Hand zu. Die Rechnung steht dann auf Teilbezahlt und bleibt mit dem Rest offen — Sie sehen jederzeit, wie viel noch aussteht.

Sammelüberweisungen

Begleicht ein Kunde mehrere Rechnungen mit einem Betrag, schlägt DocuBill keine Kombination vor. Sie ordnen den Eingang nacheinander den einzelnen Rechnungen zu: Jede Zuordnung bucht höchstens den offenen Betrag der Rechnung, der Rest des Eingangs bleibt für die nächste Zuordnung stehen.

Skonto

Eine Skonto-Erkennung gibt es nicht. Hat der Kunde Skonto abgezogen, passt der Betrag nicht exakt — Sie ordnen den Eingang dann von Hand zu, und er zählt als Teilzahlung.

Umsätze, die keine Kundenzahlungen sind

Ausgaben wie Mieten oder Gebühren verknüpfen Sie mit dem passenden Eingangsbeleg aus Belege. Passen Betrag und Rechnungsnummer oder IBAN des Lieferanten eindeutig, erledigt DocuBill das selbst. Sammel-Auszahlungen von SumUp, Stripe oder Mollie markieren Sie im Dialog als Anbieter-Auszahlung — sie zählen nicht als Einnahme. So hat am Ende jede Buchung ihren Nachweis.