Mahnstufen einrichten

Unter Einstellungen → Mahnstufen legen Besitzer und Admins einmalig fest, wie DocuBill an offene Rechnungen erinnert. Beim ersten Öffnen legen Sie mit Standard-Mahnstufen anlegen drei Stufen mit fertigen Texten an, die Sie anschließend anpassen können.

Eine Stufe besteht aus

• Name (z. B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung)
• Frist nach Fälligkeit in Tagen — gezählt ab Fälligkeit der Rechnung, nicht ab der Vorstufe
• Mahngebühr
• Verzugszinsen und die Verzugspauschale von 40 € (nur bei Geschäftskunden, einmal je Forderung)
• Betreff- und Text-Vorlage für das Mahnschreiben, mit Platzhaltern wie Rechnungsnummer und offenem Betrag
• Automatisch freigeben: Mahnungen dieser Stufe entstehen gleich als „Freigegeben“ statt „Zu prüfen“

Jede Stufe lässt sich einzeln abschalten.

Die Standardstufen

Der tägliche Mahnlauf

Einmal am Tag prüft DocuBill die offenen, festgeschriebenen Rechnungen und legt fällige Mahnungen an — je Rechnung höchstens eine Stufe pro Lauf. Er läuft nur, wenn das Mahnwesen aktiv ist: Der Besitzer schaltet dazu unter Mahnwesen den Schalter Automatik ein. Mit Mahnlauf jetzt ausführen starten Sie ihn zusätzlich von Hand.

Bezahlte Rechnungen fallen heraus: Ist die Zahlung zugeordnet, entsteht keine weitere Mahnung. Teilbezahlte Rechnungen mahnt DocuBill mit dem offenen Rest. Rechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden, mahnt es nicht.

Prüfen, freigeben, verschicken

Neue Mahnungen stehen unter Mahnwesen → Mahnungen zunächst auf „Zu prüfen“. Mit Freigeben werden sie versandbereit, mit Überspringen gilt die Stufe als erledigt. Jede Mahnung gibt es als PDF.

Freigegebene Mahnungen verschicken Sie mit dem Symbol Per E-Mail senden — in der Liste oder in der Rechnung im Reiter Zahlungen. Es öffnet sich ein E-Mail-Entwurf. Das Mahnschreiben geht als PDF mit. Betreff und Text der E-Mail kommen aus Ihrer Standard-Vorlage für Mahnungen unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen. Ohne eigene Vorlage setzt DocuBill einen Text passend zur Stufe ein. Nach dem ersten Versand steht die Mahnung auf „Versendet“. Senden dürfen Besitzer, Admin und Buchhaltung.

Wichtig: Von selbst verschickt DocuBill keine Mahnung — auch nicht bei Automatisch freigeben.

Ausnahmen

Im Kontakt nehmen Sie einen Kunden mit Vom Mahnwesen ausnehmen ganz heraus. Einzelne Rechnungen sperren Sie in der Rechnung mit Mahnsperre oder unter Mahnwesen → Fällig mit Stummschalten. Eigene Fristen je Kunde gibt es nicht — die Mahnstufen gelten für alle.

Hintergrund zu Verzug und Zinsen: Zahlungserinnerung und Mahnung schreiben.