Belege per E-Mail erfassen: Outlook einrichten

Jede Firma hat in DocuBill eine eigene Beleg-Adresse. Was dort ankommt, wird abgelegt, ausgelesen und nach Möglichkeit gleich der passenden Bankbuchung zugeordnet. Hochladen müssen Sie nichts mehr.

1. Beleg-Adresse anlegen

Unter Belege → Postfach steht die Adresse ganz oben, in der Form firmenkuerzel@belege.docubill.de — das Kürzel bildet DocuBill aus Ihrem Firmennamen. Ist noch keine Adresse vorhanden, erzeugt Adresse erzeugen sie — das dürfen Besitzer und Admins.

Kopieren Sie die Adresse, Sie brauchen sie gleich.

2. Die erste Mail landet in der Quarantäne — das ist Absicht

Leiten Sie testweise eine Rechnung aus Outlook dorthin weiter. Sie erscheint unter Belege → Postfach in der Quarantäne, nicht sofort in der Beleg-Liste.

Der Grund: Eine Absenderadresse lässt sich fälschen. DocuBill legt nur dann automatisch Belege an, wenn die Mail technisch echt ist (SPF/DKIM/DMARC) und der Absender freigegeben ist. Ein Klick auf Freigeben erledigt beides: Die Anhänge werden zu Belegen, und die Adresse steht ab sofort auf der Whitelist. Ab der zweiten Mail läuft alles ohne Zutun durch, solange die Echtheitsprüfung besteht. Wartet etwas in der Quarantäne, legt DocuBill dazu eine Aufgabe an.

Einmal je Person freigeben, die weiterleiten soll. Adressen aus Ihren Kontakten sind ohnehin frei — ein dort hinterlegter Lieferant braucht keine Freigabe.

3. Outlook: ein Klick statt weiterleiten, tippen, senden

Klassisches Outlook für Windows

Der Schnellzugriff (Quick Step) macht daraus einen einzigen Klick:

1. Registerkarte Start, Gruppe Schnellzugriff
2. Neu erstellen — oder über den Pfeil Neuer Schnellzugriff → Benutzerdefiniert
3. Name vergeben, zum Beispiel An DocuBill
4. Aktion Weiterleiten wählen, im Feld An die Beleg-Adresse eintragen
5. Unter Optionen anzeigen lässt sich eine Tastenkombination hinterlegen, etwa Strg+Umschalt+1
6. Fertig stellen

Ab jetzt: Rechnung markieren, Schnellzugriff klicken, fertig. Wer sich auch das Bestätigen sparen will, setzt unter Optionen anzeigen das Häkchen Automatisch senden nach 1 Minute Verzögerung — die Mail geht dann von allein raus und lässt sich innerhalb der Minute noch stoppen.

Neues Outlook für Windows und Outlook im Web

Sehen Sie zuerst nach, ob die Registerkarte Start eine Gruppe Schnellzugriff enthält — dann gilt die Anleitung oben unverändert. Fehlt sie, richten Sie eine Regel ein: Einstellungen (Zahnrad) → E-Mail → Regeln → Neue Regel hinzufügen, als Aktion Weiterleiten an mit Ihrer Beleg-Adresse. Als Bedingung eignet sich der Absender Ihres Großhändlers oder ein Betreff, der „Rechnung“ enthält.

Outlook für Mac

Einen Schnellzugriff gibt es hier nicht. Nutzen Sie eine Regel (Einstellungen → Regeln) oder leiten Sie von Hand weiter.

Vorsicht bei Regeln in Microsoft 365: Viele Firmen-Tenants blockieren die automatische Weiterleitung an externe Adressen standardmäßig — die Regel greift dann still ins Leere. Der Schnellzugriff ist davon nicht betroffen, weil Sie die Mail selbst senden. Kommt trotz Regel nichts an, fragen Sie Ihre IT-Betreuung.

4. Noch weniger Arbeit: Lieferanten direkt schicken lassen

Der kürzeste Weg braucht gar kein Outlook. Hinterlegen Sie die Beleg-Adresse beim Lieferanten als Rechnungsadresse: im Kundenkonto des Großhändlers, im Portal des Telefonanbieters, in den Rechnungseinstellungen Ihres Hosters. Die Rechnungen landen dann von selbst in DocuBill. Die erste Mail eines neuen Absenders geben Sie wie oben einmal frei — es sei denn, seine Adresse steht schon in Ihren Kontakten.

Das ist auch technisch der bessere Weg. Die Mail kommt original vom Lieferanten, DocuBill prüft die Echtheit direkt an der Quelle. Beim Weiterleiten geht die Signatur des Lieferanten verloren — geprüft wird dann nur noch Ihre eigene Adresse.

Was mit der Mail passiert

• Anhänge werden ausgewertet: PDF, XML (ZUGFeRD und XRechnung), JPG und PNG, bis 15 MB je Datei.
• Ausgelesen werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Umsatzsteuer — bei Scans und Fotos zusätzlich per KI.
• Doppelte Belege erkennt DocuBill an der identischen Datei oder an Lieferant, Nummer und Betrag. Sie werden markiert, nie stillschweigend verworfen.
• Archiviert wird die Original-Mail samt Anhängen — unveränderlich. Auch abgelehnte Mails bleiben im Archiv. Unter Belege → Postfach laden Sie die Original-Mail in der aufgeklappten Zeile des Eingangs herunter (Original-Mail (.eml)).

Wenn nichts ankommt

• Steht die Mail in der Quarantäne? Dann hat alles funktioniert: Absender einmal freigeben.
• Der Beleg stand im Mailtext statt im Anhang. Ausgewertet werden nur Anhänge. Beim Weiterleiten bleiben sie erhalten, beim Antworten nicht.
• Regel statt Schnellzugriff? Siehe den Hinweis oben zur externen Weiterleitung in Microsoft 365.
• Falscher Dateityp oder zu groß. Ein ZIP-Archiv oder eine Datei über 15 MB wird übergangen.

Ohne Weiterleiten: Microsoft-365-Postfach verbinden

Nutzen Sie Microsoft 365 oder ein Outlook.com-Konto, kann DocuBill Belege auch selbst aus Ihrem Posteingang holen. Besitzer und Admins verbinden das Postfach unter Einstellungen → Postfächer mit Microsoft 365 verbinden. Schalten Sie dabei Auch Belege aus dem Postfach lesen ein — oder später in der Liste über ⋯ → Lesen aktivieren. In vielen Firmen muss Ihre IT das Lesen freigeben. Den Link dafür kopieren Sie in der Liste über ⋯ → Admin-Link kopieren.

Die Anhänge durchlaufen dieselbe Prüfung samt Quarantäne wie an der Beleg-Adresse. Im Postfach selbst verschiebt, markiert oder löscht DocuBill nichts. Zeigt die Kachel Microsoft 365 „Nicht eingerichtet“, lässt sich das Postfach noch nicht verbinden.

Weiter geht es mit Zahlungen zuordnen und Sonderfälle klären — dort treffen Beleg und Bankbuchung aufeinander.