SEPA-Lastschrift einrichten
Gläubiger-ID hinterlegen, Mandate digital einholen, Einzugsdatei für die Bank erzeugen.
Mit Lastschrift holen Sie Ihr Geld selbst ab, statt darauf zu warten. Der Weg dorthin hat drei Schritte.
1. Lastschrift einschalten und Gläubiger-ID hinterlegen
Sie brauchen eine Gläubiger-ID. In Deutschland beantragen Sie sie kostenlos bei der Deutschen Bundesbank, in Österreich erhalten Sie die Creditor-ID über Ihre Hausbank. Der Besitzer trägt sie unter Einstellungen → Unternehmen im Reiter Bankverbindung ein und schaltet dort SEPA-Lastschrifteinzug aktivieren ein. Danach steht die ID in jeder Einzugsdatei.
2. Mandat einholen
Ohne Mandat kein Einzug. Im Kontakt des Kunden legen Sie unter SEPA-Mandate mit Mandat anlegen ein Mandat an: Verfahren (Basis- oder Firmenlastschrift), Kontoinhaber und IBAN tragen Sie selbst ein. Die Mandatsreferenz vergibt DocuBill.
Mit Zur Signatur senden erhält der Kunde eine E-Mail an die Adresse aus dem Kontakt, mit einem Link, der 30 Tage gilt. Dort prüft er die Angaben und unterschreibt im Browser — ein Konto braucht er nicht. Danach ist das Mandat aktiv und gilt für künftige Einzüge; als PDF lässt es sich jederzeit herunterladen.
Ein Mandat verfällt, wenn 36 Monate lang kein Einzug erfolgt — DocuBill setzt es dann automatisch auf „Abgelaufen“.
3. Einzug erzeugen
In der Rechnung schalten Sie Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift einziehen ein und wählen das Mandat. Unter Lastschriften sehen Sie alle festgeschriebenen, offenen Rechnungen, die eingezogen werden sollen und ein aktives, unterschriebenes Mandat haben. Sie wählen aus, was eingezogen werden soll, und erzeugen mit Sammeldatei erzeugen die pain.008-Datei.
Diese Datei laden Sie im Online-Banking Ihrer Bank hoch. Alle erzeugten Dateien bleiben archiviert und lassen sich erneut herunterladen.
Bewusst kein Automatismus: DocuBill sammelt und bereitet vor — den Einzug lösen Sie aus. So sehen Sie vorher genau, was abgebucht wird.
Vorabankündigung — steht automatisch auf der Rechnung
Vor jeder Belastung muss der Zahler wissen, wie viel wann von seinem Konto abgeht. DocuBill druckt diese Vorabankündigung selbst auf die Rechnung: Betrag, frühester Belastungstag, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID. Die sonst übliche Zahlungsaufforderung samt GiroCode entfällt dann — sonst würde mancher Kunde überweisen und zusätzlich belastet.
Die Regelfrist beträgt 14 Kalendertage. Haben Sie in Ihren AGB oder im Mandatstext eine kürzere Frist vereinbart (verbreitet sind fünf Tage), stellen Sie das unter Einstellungen → Unternehmen im Reiter Bankverbindung um.
Der angekündigte Tag ist verbindlich: Vor ihm lässt sich die Rechnung nicht in eine Einzugsdatei aufnehmen. In der Liste steht deshalb bei jeder Rechnung, ab wann sie eingezogen werden darf.
Belastungsdatum und Vorlauf
Beim Erzeugen wählen Sie das Belastungsdatum. DocuBill belegt es mit dem frühestmöglichen Bankarbeitstag vor — unter Einhaltung des Ausführungsvorlaufs aus den Einstellungen (Standard: zwei Tage). Rechnungen, deren angekündigter Tag später liegt, lassen sich für dieses Datum noch nicht auswählen.
Rücklastschriften
Kommt ein Einzug zurück, bucht Ihre Bank den Betrag als Ausgang zurück. Unter Bank → Umsätze erfassen Sie diesen Umsatz mit Als SEPA-Rücklastschrift erfassen … und wählen die Rechnung. Sie gilt dann wieder als offen und läuft — falls gewünscht — ins normale Mahnwesen.
Solange eine Rechnung per Lastschrift eingezogen werden soll, mahnt DocuBill sie nicht — angemahnt würde sie sonst für Geld, das Sie gerade selbst abholen. Erst eine Rücklastschrift öffnet das Mahnwesen wieder.
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