Festschreiben: was dabei passiert

Die Festschreibung ist der wichtigste Moment im Leben einer Rechnung: Aus einem Entwurf wird ein Beleg.

Was DocuBill dabei tut

1. Nummer vergeben — fortlaufend aus dem Nummernkreis
2. Snapshot anlegen — die Daten von Kunde und Firma werden eingefroren, wie sie in diesem Moment gelten
3. Fälligkeit berechnen — aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel
4. Sperren — der Beleg lässt sich weder inhaltlich ändern noch löschen
5. Protokollieren — der Vorgang landet in einem Protokoll, das sich nicht ändern oder löschen lässt

Danach erzeugt DocuBill die E-Rechnung.

Der Snapshot ist der Grund, warum eine spätere Adressänderung beim Kunden alte Rechnungen nicht verändert. Das ist gewollt: Die Rechnung dokumentiert den Stand zum Zeitpunkt der Festschreibung.

Warum das so streng ist

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen, dass Aufzeichnungen nicht nachträglich spurlos veränderbar sind. Genau daran scheitern Rechnungen aus Textverarbeitung oder Tabellen: Dort lässt sich jeder Betrag später überschreiben, ohne dass es jemand sieht.

Häufige Fragen

Wer darf festschreiben? Besitzer, Admin und Buchhaltung. Mitarbeiter speichern Entwürfe, die eine dieser Rollen festschreibt.

Ich habe mich vertippt — und schon festgeschrieben. Kein Problem, aber der Weg heißt jetzt Storno oder Korrektur.

Kann ich das Rechnungsdatum nachträglich ändern? Nein. Mit Korrigieren … wird die Rechnung storniert, und Sie erhalten eine bearbeitbare Kopie, in der Sie das Datum anpassen.

Was passiert mit gelöschten Entwürfen? Entwürfe haben noch keine Nummer und dürfen gelöscht werden — es entsteht keine Lücke.