Angebote und digitale Unterschrift

Angebote funktionieren wie Rechnungen — mit einem entscheidenden Zusatz: Ihr Kunde kann sie online annehmen.

Angebot erstellen

Unter Angebote → Neues Angebot wählen Sie Kunde und Positionen wie bei einer Rechnung. Zusätzlich setzen Sie Gültig bis — vorbelegt mit 30 Tagen; danach gilt das Angebot als abgelaufen. Mit Festschreiben bekommt das Angebot seine Nummer.

Wie bei Rechnungen können Sie eine Interne Bezeichnung vergeben. Sie steht nicht auf dem Angebot. Rechnungen, die Sie später aus dem Auftrag abrechnen, übernehmen sie. Hat das Angebot keine, tragen sie den Titel des Auftrags.

Angebot per E-Mail senden

Ein offenes Angebot senden Sie mit Per E-Mail senden … im Menü ⋯ des Angebots oder über das Symbol in der Angebotsliste. Wie bei Rechnungen öffnet sich ein E-Mail-Entwurf. Das Angebot geht als PDF mit. Senden dürfen Besitzer, Admin, Buchhaltung und Mitarbeiter.

Steht im Text der Platzhalter {{freigabe_link}}, setzt DocuBill beim Senden einen neuen Link zur Annahme ein. Der DocuBill-Standardtext enthält ihn bereits. Der Link gilt bis zum Ende der Bindefrist, sonst 30 Tage. Ein bisheriger Link wird dabei ungültig.

Link zur Annahme

Den Link können Sie auch selbst weitergeben. Im festgeschriebenen Angebot erzeugen Sie dazu unter Freigabe-Link mit Link erzeugen einen persönlichen Link, gültig für 7, 14, 30 oder 60 Tage. DocuBill zeigt ihn nur einmal an — kopieren Sie ihn sofort. Den Link können Sie jederzeit neu erzeugen oder entwerten.

Über den Link sieht Ihr Kunde das Angebot im Browser — ohne Konto, ohne Ausdrucken, ohne Scanner. Zum Annehmen gibt er Name und E-Mail-Adresse an, unterschreibt auf dem Bildschirm und bestätigt mit einem Häkchen. Ablehnen kann er mit einem optionalen Grund.

Die Annahme wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerätedaten festgehalten. Ob der Kunde das Angebot geöffnet hat, zeigt das Angebot unter Vom Kunden angesehen; den Status sehen Sie auch in der Angebotsliste. Sagt der Kunde am Telefon zu, halten Sie das mit Manuell freigeben fest.

Aus Annahme wird Auftrag

Nimmt der Kunde an, legt DocuBill automatisch einen Auftrag an. Von dort geht es weiter:

• mit Abrechnen einen Rechnungsentwurf erzeugen — für alle Positionen oder nur Teilmengen; je Position zeigt DocuBill bestellt, abgerechnet und Rest
• Lieferungen mit Lieferschein erstellen dokumentieren, auch in Teilmengen

Eine Rechnung aus einem Lieferschein gibt es nicht — abgerechnet wird aus dem Auftrag. So sehen Sie jederzeit, was schon berechnet ist, ohne erneutes Abtippen.

Praxistipps

• Varianten anbieten: Erstellen Sie zwei Angebote (z. B. Basis und Komfort) statt einer Position mit Alternativen — der Kunde entscheidet sich klarer.
• Nachfassen: Abgelaufene Angebote finden Sie in der Liste über den Statusfilter „Abgelaufen“. Ein kurzer Anruf lohnt sich oft mehr als ein neues Angebot.