Daten exportieren
Welche Daten Sie wie mitnehmen — Rechnungen, Belege und Auswertungen in offenen Formaten.
Ihre Daten gehören Ihnen. Diese Exporte bietet DocuBill.
Was Sie wie exportieren
| Daten | Wo | Format |
|---|---|---|
| Rechnungen | in der Rechnung | PDF; E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF bzw. XML (XRechnung) |
| Angebote, Lieferscheine und Mahnungen | im jeweiligen Beleg | |
| SEPA-Mandate | im Kontakt | |
| Belege | im Beleg | Originaldatei |
| E-Mails an die Beleg-Adresse | Belege → Postfach, im aufgeklappten Eingang | Original-Mail (.eml) |
| Buchungsdaten für die Kanzlei | Einstellungen → DATEV-Export | DATEV-Buchungsstapel (CSV) und Belegbilder (ZIP der Rechnungs-PDFs) |
| Buchungsdaten für BMD (nur Österreich) | Einstellungen → BMD-Export | ZIP mit Buchungsdatei (CSV), Kundenstamm (CSV) und Rechnungs-PDFs |
| Voranmeldung, E/A-Rechnung bzw. EÜR | Steuern | PDF, CSV oder Excel |
| Statistiken | Statistiken, je Auswertung | CSV |
Eine Exportfunktion für Kontakte, Artikel oder die Rechnungsliste gibt es nicht. Die Exporte für die Kanzlei starten Besitzer, Admin und Buchhaltung.
Warum das wichtig ist
Zwei Gründe. Erstens die Aufbewahrungspflicht: In Deutschland acht Jahre, in Österreich sieben — Ihre Belege müssen so lange verfügbar bleiben. Zweitens die Unabhängigkeit: Eine Software, die Ihre Daten festhält, hat Sie in der Hand.
Beim Wechsel zu DocuBill
Kontakte und Artikel importieren Sie unter Kontakte bzw. Artikel mit Importieren — aus Excel, ODS, Numbers, CSV oder TSV, Kontakte auch als vCard, bis 20.000 Zeilen je Datei. Einträge, die es schon gibt, erkennt DocuBill und aktualisiert sie.
Ihre bisherigen Rechnungen können Sie unter Rechnungen → Importieren als PDF übernehmen. Diese Altrechnungen sind danach nur ansehbar; offene laufen im Bankabgleich und im Mahnwesen mit. Ihren Rechnungskreis führt DocuBill dabei hinter der höchsten übernommenen Nummer weiter — mehr dazu unter Nummernkreise einrichten.
Übernehmen müssen Sie alte Rechnungen nicht: Bewahren Sie sie sonst im alten System oder als PDF-Archiv auf. Wichtig ist nur, dass sie über die Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben.
Nach einer Kündigung
Exportieren Sie vor dem Ende Ihres Abos alles, was Sie aufbewahren müssen. Laut unseren AGB stehen Ihre Daten nach Vertragsende noch 30 Tage zum Export bereit; danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
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Frage nicht beantwortet? Schreiben Sie an hallo@docubill.de, wir antworten in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Alle Anleitungen finden Sie im Hilfe-Center.