Zugang für die Steuerberatung
Wie Ihre Kanzlei Belege und Auswertungen bekommt — ohne Ordner und mit klar begrenzten Rechten.
Ihre Steuerberatung braucht Zugriff auf Belege und Zahlen, aber nicht auf alles. Dafür gibt es zwei Wege.
Weg 1: Zugang mit der Rolle Steuerberater
Laden Sie die Kanzlei unter Einstellungen → Team mit der Rolle Steuerberater ein. Sie kann dann Rechnungen, Belege und Auswertungen einsehen und arbeitet im Bereich Steuern mit:
- Umsatzsteuer-Voranmeldung und E/A-Rechnung bzw. EÜR ansehen
- Belege anfordern — die Anforderungen erscheinen bei Ihnen als Aufgaben
- Nachrichten mit Ihnen austauschen
- Dateien in der Ablage teilen
- Monate abschließen, die Sie als übergeben markiert haben
Außerhalb des Bereichs Steuern ändert, versendet und löscht sie nichts. Betreut die Kanzlei mehrere Firmen mit DocuBill, wechselt sie zwischen ihnen in der Seitenleiste.
Vorteil: Rückfragen erledigen sich schneller — die Kanzlei sieht Rechnungen und Belege direkt in DocuBill.
Soll jemand nur mitlesen, ohne im Bereich Steuern mitzuarbeiten, gibt es die Rolle Beobachter.
Weg 2: Export
- DATEV-Export unter Einstellungen → DATEV-Export: der Buchungsstapel als DATEV-Datei (CSV) und die Belegbilder als ZIP der Rechnungs-PDFs, jeweils für einen Zeitraum. Kontenrahmen, Erlöskonten sowie Berater- und Mandantennummer stimmen Sie auf derselben Seite mit Ihrer Kanzlei ab. Firmen in Österreich führt DATEV im Kontenrahmen SKR07.
- BMD-Export unter Einstellungen → BMD-Export, nur für Firmen in Österreich: ein ZIP mit der Buchungsdatei für BMD NTCS, dem Kundenstamm und den Rechnungs-PDFs. Jeder Kunde bucht auf sein eigenes Konto; fehlt ihm die Debitor-Nr., vergibt der Export die nächste freie, und sie steht danach im Kontakt unter Rechnungsdaten. Erlöskonten und Steuercodes stimmen Sie auf derselben Seite mit Ihrer Kanzlei ab und testen den ersten Import gemeinsam.
- Steuern: Voranmeldung und E/A-Rechnung bzw. EÜR als PDF, CSV oder Excel.
- Statistiken: jede Auswertung als CSV.
Die Exporte für die Kanzlei starten Besitzer, Admin und Buchhaltung.
Was die Kanzlei nicht sieht
Mit der Rolle Steuerberater: keine Bankkonten und Lastschriften, keine Unternehmens-, Team-, Versand-, Postfach- und Abo-Einstellungen, keine Abo- und Zahlungsdaten Ihres DocuBill-Vertrags.
Praxistipp: Klären Sie zu Beginn des Jahres, ob Ihre Kanzlei lieber Zugang oder monatliche Exporte möchte. Beides ist eingerichtet, bevor der erste Abschluss ansteht — das spart im Januar Nerven.
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