Team einladen und Rollen vergeben
Welche Rolle was darf — und wie Sie jemanden einladen oder wieder entfernen.
Unter Einstellungen → Team verwalten Besitzer und Admins, wer mitarbeiten darf und mit welchen Rechten.
Die Rollen
| Rolle | Darf |
|---|---|
| Besitzer | alles — exklusiv die Unternehmenseinstellungen (Firmendaten, Steuern, Bankverbindung), den Schalter für den automatischen Mahnlauf und die Vergabe der Rolle Besitzer |
| Admin | alles außer diesen Besitzer-Rechten, inklusive Team und Abo |
| Buchhaltung | Rechnungen festschreiben, stornieren und versenden, Bank, Lastschriften, Belege, Mahnwesen, Steuern, DATEV-Export und Abo — dazu alles, was Mitarbeiter dürfen |
| Mitarbeiter | Angebote, Aufträge, Rechnungsentwürfe, Kontakte, Artikel, Belege und Aufgaben bearbeiten; festschreiben und per E-Mail senden nur Angebote — Bank, Lastschriften und Steuern sieht er nicht |
| Steuerberater | extern: liest mit (ohne Bank und Lastschriften) und arbeitet im Bereich Steuern mit — mehr unter Zugang für die Steuerberatung |
| Beobachter | nur lesen — ohne Bank, Lastschriften und Steuern |
Die Rechte gelten nicht nur in der Oberfläche, sondern auch in der Datenbank: Was eine Rolle nicht darf, lehnt die Datenbank ab. Bankdaten etwa liefert sie nur an Besitzer, Admin und Buchhaltung.
Jemanden einladen
Mit Mitglied einladen geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen die Rolle. Die eingeladene Person erhält eine Mail, legt ihr eigenes Passwort fest und ist sofort dabei — mit persönlichem Konto, nicht mit einem geteilten Zugang. Wer schon ein DocuBill-Konto hat, meldet sich einfach an. Offene Einladungen lassen sich zurücknehmen.
Rolle ändern oder Zugang entziehen
Die Rolle ändern Sie direkt in der Teamliste, Entfernen … steht im Menü ⋯ der Zeile. Das Entfernen wirkt sofort. Erstellte Belege bleiben erhalten — sie gehören der Firma, nicht der Person.
Sicherheitstipp: Vergeben Sie die Rolle Besitzer sparsam — für fast alles genügt Admin. Den letzten Besitzer kann niemand herabstufen oder entfernen.
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